Las claves de un evento VIP lleno de luz y magia

Cuando oímos hablar de un evento VIP no solo lo es por el nivel de los asistentes. Sino porque desde el concepto hasta su definición, todo está pensado para que el invitado se sienta especial. Para que viva una experiencia memorable. Es lo que llamamos marketing experiencial.

El pasado 21 de septiembre tuvo lugar la Primera Edición de los Premios Lledó de Arquitectura Ibérica. Un evento en Galicia organizado por Twist para nuestro cliente Grupo Lledó. Empresa española puntera y de referencia en soluciones de iluminación y líder en tecnología LED.

Este evento local es uno de esos ejemplos que recoge todos los beneficios del marketing experiencial. Más de 100 personas de lo más reconocido de la arquitectura ibérica disfrutaron de una noche especial. Con el protagonismo de la luz y la magia de Galicia.

¿Cuáles fueron las claves del éxito del evento?

Empecemos por el concepto del evento. Porque los que trabajamos en marketing de eventos sabemos que todo evento debe partir de un concepto diferenciador. Una idea que sirva de paraguas de comunicación para todo lo que hagamos.
Los Premios Lledó de Arquitectura Ibérica fueron concebidos como una apuesta por la arquitectura de calidad. Lledó, promotor y patrocinador de estos premios, aporta a la arquitectura soluciones para aprovechar las luces y sombras que nos proporciona la naturaleza. Ya que ambas se encargan de unificar el espacio y crear diferentes sensaciones según el momento del día.

Por tanto, se creó un concepto en donde la luz fuera protagonista y cómo las luces y las sombras afectan a la relación de las personas con la naturaleza y su entorno. A partir de aquí, la fecha y el lugar fueron cuidadosamente elegidos con relación a la iluminación natural y a la relación de la esfera terrestre con la situación de los astros.

Detalles que marcan la diferencia

El lugar: Cabo de Finisterre, el último punto de España donde se pone el sol. Un balcón natural de luces y sombras que se convirtió en esta noche en un espacio aún más mágico. En Finisterre (“Finis Terrae”) termina el tramo del Camino de Santiago para aquéllos que quieren llegar al final de la tierra. Para aquellos que no se conforman con llegar a Compostela (“Campus Stellae” o campo de estrellas).

La fecha: Viernes 21 de septiembre. Fin de semana en el que se produce el Equinoccio de otoño. Cuando la noche y el día tienen la misma duración en el Ecuador. Un momento mágico en el que la luz y la sombra tienen la misma importancia.

La luz del faro de Finisterre, la niebla, el atardecer,… dieron toda la magia al evento. Desarrollado en uno de los hoteles con más encanto de España, O Semaforo de Fisterra. Hotelito que tiene el privilegio de ser testigo en solitario del último atardecer en España, con el Faro de Finisterre a sus pies.

Teníamos un entorno privilegiado, una fecha perfecta y un emplazamiento de ensueño. ¿Pero qué ingredientes debíamos añadir para agasajar a los invitados durante el transcurso de la tarde-noche? No teníamos que irnos muy lejos, estando en una tierra tan maravillosa, en un enclave que respira Galicia por todos sus poros.

Por tanto, lo que teníamos que hacer es sacar lo mejor de la esencia de Galicia. Diseñamos una agenda impregnada de lo más representativo de la cultura y gastronomía gallegas. Una pulpeira que coció ahí en su caldero el pulpo para degustar uno de los platos más típicos de Galicia: el pulpo a feira.

Un bruxo que pronunció su conxuro con una espectacular puesta en escena a la luz del fuego de la queimada.

Un gaiteiro que adornó con una nota musical pausada el momento culminante del atardecer.

Un cóctel cena con selectos productos gastronómicos de la tierra y del mar, de la propia ría de Corcubión.

Y por último, la actuación musical de la noche corrió a cargo de Los Limones, grupo de la movida de los 80 formado en Ferrol, que hizo bailar y llenó de diversión la pos-cena.

Una combinación perfecta para disfrute y delicia de todos los asistentes que destacaron la singularidad de este evento en Galicia.

El evento fue un éxito de asistencia, algo que no hubiera sido posible sin un riguroso proceso de trabajo antes del evento. Desarrollamos un plan que consistía en una secuencia de acciones de marketing a través de diferentes medios para invitar a los asistentes y confirmar su presencia:

  • Comunicación inicial “Save the date” para que se reservaran la fecha en el calendario.
  • Primer envío de invitación via email contando en qué consistía el evento e indicaciones para la reserva del viaje con teléfonos e emails de contacto.
  • Inbound telemarketing para atender a los interesados, confirmar su asistencia y atender la reserva de su viaje y estancia.
  • Seguimiento telefónico por parte de la compañía y partners a todos los invitados que no se pusieron en contacto.
  • Segundo envío via email con todos los detalles del evento.
  • Nuevo seguimiento telefónico.

Por otro lado, dimos gran importancia a la personalización del evento para cada invitado:

  • A los invitados se les dio un trato personalizado en todo momento, diferenciando versiones en función del tipo de invitado (premiado, finalista, partner, medio de comunicación,…).
  • Desde la primera comunicación y durante todo el proceso de invitación, confirmación de asistencia y reserva del viaje.
  • Una vez confeccionado el Plan de Viaje, a cada invitado se le entregó en mano, por parte de los delegados de zona de Lledó, una agenda detallada del evento con el plan y documentación del viaje.
  • Y, por supuesto, los invitados y sus acompañantes tuvieron todas las atenciones de forma personalizada durante el viaje, la estancia y el evento en tierras gallegas.

Si hubieras tenido la oportunidad de asistir, ¿te lo habrías perdido?

Si estás buscando agencias para realizar eventos de marketing y quieres hacer de ellos una experiencia única para tus invitados, escríbenos hoy mismo. Puedes hacerlo a través del formulario de contacto. Contactaremos contigo sin ningún compromiso.